Planung: Brainstorming

Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist es wichtig, anhand von Vision und Mission ein Zielsystem aufzubauen. Aber wie kann dieses Zielsystem ermittelt werden? Eines meiner Lieblingswerkzeuge neben der Befragung der Zielgruppe bzw. des Kunden stellt ganz klar Brainstorming dar. Doch was versteht man unter diesem Begriff?

Es handelt sich bei Brainstorming um ein methodisches Vorgehen zum Finden von Ideen und zum Ordnen derselben. Wer also mit der Aussage daherkommt “Ich bin aber nicht so kreativ” hat die Technik eindeutig nicht verstanden. Kreativität ist – zumindest in gewissem Ausmaß – erlernbar (Ein Steve Jobs wird aber auch nicht von heut auf morgen geboren). Brainstorming ist hierzu eine wesentliche Technik.

Welche Hilfsmittel gibt es?
Bevor ich auf die Technik eingehe, möchte ich kurz ein paar Programme vorstellen, die beim Brainstorming sehr hilfreich sind. Die Auswahl ist dabei sicher nicht vollständig. Ich beschränke mich aber auf Programme, mit denen ich selber schon gearbeitet habe.

  1. Als erstes ist natürlich Handarbeit angesagt. Man kann ohne zusätzliche Computer-Unterstützung sogenannte MindMaps erstellen. Es ist aber wie so oft: der Computer kann die Arbeit wesentlich erleichtern.
  2. FreeMindFreeMind: Bei FreeMind handelt es sich um ein – unter GPL stehendes – OpenSource-Prgramm. Es ist sehr hilfreich bei der Erstellung von MindMaps sowie dem anschließenden Sortieren und Gruppieren (siehe Später). Auch ist mit Hilfe von Icons eine graphische Aufwertung sowie Bewertung möglich. Pluspunkt neben der freien Verfügbarkeit ist die breite Community-Unterstützung. So stehen mehrere Tools zur Verfügung, mit denen FreeMind-Dateien auch im Web interaktiv betrachtet werden können. Die Bedienung ist ausschließlich über die Tastatur möglich, was man sicher sehr schnell lieben lernt. Leider sind die graphischen Möglichkeiten recht beschränkt. Notizen sind in reiner Textform möglich, eine Integration anderer Programme fehlt aber komplett.
  3. MindManager-Ã�bersichtMindManager: MindManager ist sicher eines der bekanntesten BrainStoarming-Programme. Und das meiner Meinung nach nicht umsonst. Vor allem in Verbindung mit Microsofts Office-Paket spielt das Programm einige Stärken durch direkte Integration aus. Pluspunkt sind die vielen gestalterischen Möglichkeiten, welche FreeMind weit überlegen sind. Auch ist die Notiz-Funktion wesentlich ausgereifter als bei FreeMind, selbst Tabellenkonstruktionen sind kein Problem. Für den Kunden stehen Viewer zur Verfügung, so dass die – etwas teure – MindManager-Lizenz nicht notwendig ist. Einen WebViewer habe ich bisher leider nicht gesehen, dafür verfügt das Programm über einen netten Präsentations-Modus. Wer also sich das Programm leisten kann, sollte sich die Demo auf jeden Fall mal genauer anschauen. Ob der Preis der Leistung angemessen ist, möchte ich hier nicht beurteilen (soll ja keine Werbung werden). Bildet euch also bitte selber eine Meinung.

    Ein Minus-Punkt (zumindest für mich) ist die fehlende Integration von OpenOffice und Thunderbird (inkl. Kalender-Erweiterung). Hier hoffe ich, dass Mindjet nachrüstet und die wachsende Beliebtheit dieser Programme erkennt. Auch fehlt leider eine Import-Möglichkeit für FreeMind.

  4. Microsoft Visio: Microsoft Visio ist eher ein Allround-Talent. Es bietet neben vielen anderen Funktionen auch die Funktion, MindMaps zu erstellen. Leider ist die Bedienung nicht ausschließlich per Tastatur möglich bzw. sie ist recht umständlich. Dadurch nervt das Programm, wenn man größere MindMaps erstellt. Für kleinere reicht das Programm aber allemal. Wenn man sowieso noch UML-Diagramme oder ähnliches erstellt, ist Visio aber auf jeden Fall einen Blick wert.

Wie funktioniert Brainstorming?
Brainstorming wird im Wesentlichen in zwei Phasen durchgeführt.

In der ersten Phase geht es ausschließlich darum, Ideen zu finden. Ausgehend von einem zentralen Stichwort schreibt man sich alle Gedanke auf, die zu diesem Stichwort einfallen. Hier ist es sehr hilfreich, wenn man nicht zwischen Maus und Tastatur wechseln muss, da die Gedanken oft recht schnell aufeinander kommen. Zur Übersichtlichkeit sollten die Gedanken sehr kurz gefasst werden und Notizen erst später festgehalten werden. FreeMind und MindManager erlauben das Sammeln von Ideen auf recht einfache Weise. MindManager hat hier jedoch die Nase vorn, da das Programm über eine spezielle Oberfläche zur Ideenfindung verfügt, mit der man die Ideen erst mal sammeln kann, ohne durch die Anordnung gestört zu werden. In FreeMind passiert es in dieser Phase gern, dass man anfängt zu sortieren. Dies sollte hier aber absichtlich nicht getan werden, da man sonst viel Arbeit doppelt durchführt. Visio ist hier leider wesentlich weniger benutzerfreundlich, da die Eingabe der Gedanken nicht ausschließlich über Tastatur möglich ist.

Sehr produktiv finde ich das Sammeln von Ideen in Teams. Hier wird von Kritikern der Technik gern angeführt, dass vorgeschlagene Ideen aufeinander aufbauen und somit nicht in die Breite gedacht wird. Ich persönlich halte das aber für einen Vorteil, weil die eigenen Gedanken durch fremde Gedanken sehr oft ergänzt und verbessert werden. Es ist die Aufgabe der Moderation, sicherzustellen, dass man sich nicht auf ein Thema versteift (das kann in späteren Sitzungen gemacht werden). Auch hier ist MindManager leicht im Vorteil, weil man schon bei der Gedanken-Erstellung Gruppen erstellen kann. FreeMind lässt dies im Rahmen der gesamten MindMap auch zu, jedoch gleich sortiert.

Sollte man die Möglichkeit haben, Gedanken im Team zusammenzutragen, sollte man möglichst darauf achten, eine möglichst unterschiedliche Gruppe zusammenzustellen. Eine Gruppe, die ausschließlich aus Programmierern besteht, erreicht nicht den Ideenreichtum, den eine Gruppe aus unterschiedlichen Abteilungen erreichen könnte.

Schluss dieser Phase stellt eine Sammlung von Ideen vor, die nicht selten recht umfangreich ist. Der Grund liegt u.A. darin, dass niemand davon abgehalten werden sollte, “offensichtliche” oder gar “dumme” Ideen vorzuschlagen. Sie helfen später bei der Entwicklung, dass Offensichtliches nicht vergessen wird (was leider zu oft und zu gern passiert) und führen beim Brainstorming oft zu sehr interessanten Ideen, welche einen Unterschied zur Konkurrenz darstellen.

Diese Liste nimmt man nun und gruppiert sie in Phase 2. Hier sind MindManager und FreeMind nahezu gleichwertig, Visio schwächelt bei der Zuordnung eines Gedanken zu einem anderen Gedanken, weil man die Linien manuell einziehen muss. Wichtig bei der Gruppierung ist, dass man versucht, doppelte Einträge (die sind recht wahrscheinlich) entfernt und übergeordnete Strukturen findet. Ziel ist die Gewinnung einer Übersicht über das Projekt. Auch sollte in der Phase in Notiz-Form festgehalten werden, warum man eine bestimmte Idee für sinnvoll hält, welchem Zweck sie dient und – sehr wichtig – welche Seiteneffekte / Abhängigkeiten sie haben.

Ergebnis ist nun eine übersichtliche, sortierte MindMap. Hiermit ist es aber nicht getan. Durch die Fülle von Ideen ist meist ein Projekt entstanden, das – in diesem Umfang – nicht realisiert werden kann. Sehr wichtig ist also nun festzuhalten, welche Ideen notwendig und welche überflüssig sind. BWLer erinnern sich hier hoffentlich an die ABC-Analyse, welche besagt, dass 20% eines Produktes 80% seines Wertes ausmacht. Man sollte sich also primär auf diese 20% konzentrieren und damit die einzelnen Ideen bewerten. Auch ist es sehr wichtig, dass man kritische Ideen, welche den Erfolg beeinflussen, entsprechend kennzeichnet. MindManager und FreeMind ermöglichen dies sehr elegant über entsprechende Icons, Visio hilft hier leider nur manuell.

Jetzt ist natürlich die Frage: welche Ideen gehören zu den 20%, welche gehören zu den 80%. Diese Frage ist leider gar nicht so einfach zu beantworten. Eine wesentliche Technik ist hierzu jedoch die Befragungstechnik. Da dies auch etwas umfangreicher ist, werde ich da später (hoffentlich) drauf eingehen.

Es sollte klar sein, dass der Prozess des Brainsormings nicht nur einmal durchgeführt werden sollte. Auf Basis der Bewertung der einzelnen Ideen sollte man den Prozess iterativ durchlaufen, um wirklich alle Feinheiten im Voraus festzulegen (nichts ist schlimmer, als erst in der Entwicklung auf Ideen zu kommen!).

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